Il futuro del lavoro è remoto. Ce ne stiamo rendendo bene conto anche grazie all’emergenza sanitaria del coronavirus.
Negli ultimi anni, alcune aziende che hanno la forza lavoro completamente da remoto hanno dimostrato che il lavoro da remoto non è solo un risparmio di tipo gestionale ma un chiaro vantaggio commerciale. La tecnologia sta accelerando questa transizione. Possiamo chattare istantaneamente in Slack, coordinare una videoconferenza globale tramite Zoom e tenere traccia del lavoro di squadra usando Trello.
Per i dipendenti, il lavoro a distanza offre maggiore flessibilità (più tempo in famiglia, nessuna necessità di spostarsi quando si cambia lavoro), meno distrazioni (nessuna chiamata di vendita in corso accanto alla propria scrivania) e spostamenti più brevi (o nessun pendolarismo). Per le aziende, l’organizzazione del lavoro in remoto semplifica il processo di assunzione, riduce i costi degli uffici e attira naturalmente i lavoratori auto-motivati.
Nonostante i suoi vantaggi, il lavoro a distanza può presentare anche degli svantaggi. Tra solitudine e isolamento, ambiguità organizzativa, confini vita/lavoro poco chiari e coordinamento complesso, il lavoro a distanza prevede diverse problematiche da affrontare.
Il lavoro a distanza non è privo di sfide
Nessuna di queste sfide è insormontabile. Andando a contrastare gli svantaggi del lavoro a distanza, possiamo strutturare le nostre giornate in modo ponderato per mitigare o eliminarli alla radice.
La solitudine nel lavoro da remoto
Gli esseri umani sono animali sociali e quindi soffrono la solitudine. Quando lavori da remoto, ti perdi quelle interazioni endemiche in ufficio: chiacchere con i colleghi, persone che passano nei corridoi o i momenti di socialità tipo il pranzo insieme. Se non stai attento, è facile che ti senta isolato, in particolare se stai passando ad un lavoro remoto provenendo da un ufficio movimentato.
È facile sentirsi fuori dal giro
Se la tua azienda non ha ben organizzato questa metodologia professionale, allora è facile sentirsi perso come lavoratore remoto. Se gli tuoi obiettivi del tuo lavoro non sono chiari, le procedure da remoto mal definite e i meeting on line non ben pianificati, è facile sentirti escluso dall’azienda stessa.
Il coordinamento è impegnativo
Quando una squadra lavora in diversi fusi orari, coordinare le riunioni in tempo reale è una sfida. Un meeting negli orari mattutini di San Francisco potrebbe essere proprio nel momento in cui vuoi passare del tempo con tuo figlio a Milano.
I confini tra lavoro e vita privata non sono ben definiti
Se vivi, lavori e dormi nello stesso spazio fisico, puoi finire facilmente a confondere i momenti di lavoro con quelli da dedicare ad altro. Inoltre, la flessibilità del lavoro a distanza, può far sì che le tue ore di lavoro non corrispondano con gli orari della comunità sociale dove ti trovi, aumentando il sentimento di isolamento.
Come strutturare i tuoi giorni di lavoratore da remoto
Devi usare qualche trucco e adattamento per far in modo che la tua vita privata e professionale traggano il massimo vantaggio dal lavoro in remoto.
Definisci gli orari
Quando sei in un ufficio tradizionale, è chiaro che la giornata sta finendo quando le persone iniziano a prepararsi per tornare a casa. Quando lavori in remoto, non hai segnali così evidenti ed è facile perdere la cognizione del tempo e del momento in cui dovresti smettere di lavorare.
Per contrastare questo, datti un obiettivo giornaliero. Quando inizi una nuova giornata lavorativa, scegli un orario approssimativo previsto per finire il lavoro del giorno. Se qualcosa della tua giornata cambia in modo significativo e ti fa allontanare dal lavoro (un imprevisto, un appuntamento dell’ultimo minuto, ecc.), rivaluta e regola l’orario di completamento del tuo obiettivo e cerca di attenerti al nuovo orario.
Identifica degli inneschi
Quando ti siedi alla scrivania in un ufficio, il tuo corpo e la tua mente sanno che è ora di lavorare. Quando ti svegli nello stesso posto in cui lavorerai nelle ore successive, non c’è un chiaro inizio della giornata lavorativa.
Insegna al tuo cervello a iniziare a lavorare associando determinate azioni, degli “inneschi” con l’inizio del lavoro. Ad esempio, fai una camminata intorno all’isolato e quando rientri, inizia il tuo lavoro. O semplicemente rimani in pigiama fino a quando non sei pronto per iniziare a lavorare, quindi cambiati i vestiti e inizia immediatamente la giornata di lavoro.
Scegliere una routine o un processo per iniziare la giornata aiuterà a definire i confini tra vita privata e lavoro, facendoti concentrare più rapidamente e lavorare più efficientemente.
Documenta tutto
Uno dei fattori di successo del lavoro da remoto è un solido lavoro documentale. Anche se non sei, almeno all’inizio, molto convinto, sappi che devi documentare ciò su cui stai lavorando, anche quando ti sembra troppo.
Crea attività tracciabili pubblicamente su tutto ciò a cui pensi di lavorare. Blocca le date sul tuo calendario pubblico in modo che tutti sappiano cosa stai facendo durante il giorno. Scrivi il tuo approccio per qualsiasi attività su cui stai lavorando in un documento visualizzabile pubblicamente.
La documentazione attenta e pubblicamente disponibile aiuta gli altri a sapere ciò su cui stai lavorando, riduce la necessità di riunioni e ti dà una programmazione maggiore sapendo già in anticipo ciò su cui lavorerai in un determinato giorno. Inoltre, maggiore è la documentazione disponibile, minore è la probabilità che ti si senta isolato rispetto ai processi decisionali o sull’obiettivo della cosa di cui ti stai occupando.
Scegli un’area di lavoro
Se la psicologia comportamentale ci ha insegnato qualcosa, è che gli animali si comportano in modo prevedibile con stimoli ripetuti. Proprio come un cane potrebbe iniziare a salivare quando si avvicina alla sua ciotola con il cibo, tu farai un sonnellino se ti distendi sul letto.
Per entrare al meglio nella mentalità lavorativa, scegli un’area della casa (o un luogo diverso, come uno spazio di co-working) per iniziare la giornata e che associ solo al lavoro. L’ideale sarebbe proprio avere una apposita stanza da usare solo per lavorare e niente altro.
Ricorda di resistere alla tentazione di lavorare nel tuo letto, che oltre essere parecchio scomodo, ti farà l’effetto di voler dormire mentre lavori e di pensare al lavoro quando provi a dormire.
Elimina le micro-tentazioni
Quando finiamo un compito o una parte di esso, è nella nostra natura voler fare una pausa. Queste interruzioni possono essere salutari: ci offrono l’opportunità di fare il punto della situazione, ricaricarci e concentrarci sul prossimo compito da svolgere.
Tuttavia, c’è un limite che se oltrepassato ci porta direttamente nell’area dell’improduttività.
Se troppe micro-tentazioni (spuntini facilmente disponibili in cucina o la TV in sottofondo) sono presenti mentre stai cercando di lavorare, potresti ritrovarti costantemente distratto ogni volta che vuoi finire un’attività, non importa quanto piccola.
Per poter essere produttivo tieni gli spuntini lontani dalla tua portata, tieni la TV spenta e avrai modo di goderti al meglio l’effettiva pausa che ti concedi tra un task e l’altro.
Trova il tempo per la comunicazione informale
Le interazioni spontanee e il tempo non strutturato con amici e colleghi fanno piacere. Per evitare di sentirti solo mentre lavori da remoto, dedica del tempo a delle attività sociali al di fuori del contesto lavorativo: una chiacchera al bar con persone nella tua zona, sentire qualche amico al telefono o incontri in ambienti diversi dai soliti, sono tutti metodi buoni modi per socializzare.
Inoltre, ironia della sorte, lavorare a distanza può anche costringerti a essere più organizzato nella pianificazione per trascorrere del tempo con i tuoi amici, in particolare se lavori in orari non tradizionali.
Per ultimo cambia ogni tanto, se puoi, il tuo ambiente di lavoro. Vai in un bar, in co-working o in una biblioteca dove incontrerai altre persone che come te lavorano da remoto.
Misura i risultati, non le ore
Quando sei in ufficio, è naturale misurare la produttività in termini di “giorni di lavoro“. Il lavoro a distanza richiede più autodisciplina rispetto al semplice entrare e uscire da un ufficio. A livello aziendale, una cultura della misurazione dei risultati offre a ogni dipendente una maggiore chiarezza su ciò a cui dovrebbe lavorare.
A livello individuale, la definizione di obiettivi misurabili e il monitoraggio dei risultati è un ottimo modo per rimanere in linea con la mission globale dell’azienda senza doversi confrontare costantemente con altre persone, nonché un buon modo per determinare quando smettere di lavorare (quando si realizza l’obiettivo specifico che hai fissato per un giorno).
Lavorare da remoto: qualche conclusione
Man mano che sempre più aziende adottano strumenti per consentire una migliore comunicazione sincrona e una gestione asincrona delle attività, il passaggio al lavoro remoto continuerà a crescere.
Per garantire il successo di questa transizione, sia per l’azienda sia per l’individuo, è necessario adottare misure specifiche per affrontare gli svantaggi insiti del lavoro a distanza.
Alla fine della giornata, puoi superare questi svantaggi strutturando i tuoi giorni per avere una demarcazione chiara tra lavoro e vita privata, innescando la tua mente a concentrarsi sul lavoro e costruendo relazioni sociali nel resto del tempo a disposizione.
Credimi: una volta che avrai provato nella giusta maniera il lavoro da remoto ti verrà spontaneo chiederti come mai hai passato precedentemente tanto tempo in un ufficio tradizionale.
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